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Outlook mails herunterladen und auf server löschen

Aus diesem Grund reicht das einfache Löschen von E-Mails von Ihrem E-Mail-Client möglicherweise nicht aus – je nachdem, wie Ihr E-Mail-Client eingerichtet ist, können Kopien der Nachrichten weiterhin auf dem Server verbleiben, Ihr Konto füllen und Speicherplatz belegen. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, dies zu tun: Wenn Sie E-Mail für die Arbeit verwenden, verwenden Sie höchstwahrscheinlich ein Exchange- oder IMAP-Konto. Exchange- und IMAP-Server archivieren Ihre E-Mails automatisch, sodass Sie jederzeit oder überall darauf zugreifen können. Wenn Sie über ein Exchange-Konto verfügen, erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator, wie Sie auf Ihre archivierte E-Mail zugreifen können. Ich verwende ein POP3-Konto und habe Outlook so konfiguriert, dass keine Kopie auf dem Mailserver belassen wird. Nachdem ich die Nachrichten heruntergeladen habe, werden sie jedoch auch auf dem Server aufbewahrt. Die Vorteile dieser Option sind, dass Ihr E-Mail-Konto nie voll werden sollte, da der Server keine Nachrichten hat. Der Nachteil ist, dass sich alle Ihre E-Mails ausschließlich auf Ihrem Computer befinden, sodass Sie Ihre E-Mails nicht auf anderen Geräten wie Smartphones überprüfen können; und wenn etwas mit Ihrem Computer oder Outlook passiert, geht diese E-Mail verloren. Bitte beachten Sie dies bei der Entscheidung, ob diese Methode implementiert werden soll. Sie können Outlook auch so einrichten, dass Nachrichten heruntergeladen und dann vom Haupt-Mail-Server entfernt werden – dies stellt sicher, dass nur eine Kopie jeder E-Mail (in Outlook) existiert, anstatt zwei Kopien (eine in Outlook und eine auf dem Hauptserver).

Da es häufig vorkommt, dass Benutzer die Nachrichten versehentlich über POP3 vom Server entfernen und POP3 keine Möglichkeit bietet, sie wieder auf den Server zu kopieren, sind einige Mailserver so konfiguriert, dass sie standardmäßig eine Kopie auf dem Server belassen, selbst wenn der E-Mail-Client (Outlook) sie anweist, sie vom Server zu löschen. Ein sehr beliebter Mail-Dienst, der dies tut, ist Gmail. Dieser Fehler führt häufig auch dazu, dass dieselben Nachrichten auf dem Server erneut heruntergeladen werden, nachdem Sie Outlook neu gestartet haben. Sobald Sie Ihre E-Mail gelöscht haben, wird ein kleiner Link neben dem “Trash”-Link angezeigt, der besagt (Säuberung). Klicken Sie auf “(Säuberung)”, um alle Papierkorbnachrichten vollständig von Ihrem Server zu entfernen. Wenn Sie einen Virenscanner installiert haben, der sich in Outlook integriert, ist dies oft der Schuldige. Vor allem, wenn der Virenscanner wie ein E-Mail-Proxy fungiert, spricht Outlook nicht mehr direkt mit dem Mailserver, sondern mit dem Virenscanner. Das bedeutet, dass der Virenscanner nun auch dafür verantwortlich ist, die Nachrichten vom Server zu entfernen, und einige tun dies einfach nicht. Wenn Sie die Nachrichtenordner lokal sichern möchten (zusätzlich zu ihrer Aufbewahrung auf dem Server), können Sie ältere Elemente automatisch mit der AutoArchivierung verschieben oder löschen oder die Elemente in eine PST-Datei exportieren, die Sie später nach Bedarf wiederherstellen und durch Importieren verwenden können.

Um Outlook so einzurichten, dass Ihre E-Mails beim Herunterladen vom Server entfernt werden, führen Sie die folgenden Schritte aus: Der Onlineserver, auf dem Ihre E-Mail-Adresse steht, kann von einem Webprogramm namens SquirrelMail aufgerufen werden. Um zu SquirrelMail zu gelangen, gehen Sie einfach zu www.yourdomain.com/webmail , und ersetzen Sie “yourdomain.com” durch Ihre Website-Adresse. Sie werden E-Mails direkt auf dem Server anzeigen und von dort aus löschen.